Gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion und der FDP im Stadtrat von Vallendar
Antrag auf Optimierung der Einladungspraxis zu Sitzungen
- des Stadtrates, des Ausschusses für Technik und Umwelt, des Bauausschusses „Stadt- und Kongresshalle“, des Hauptausschusses und des Rechnungsprüfungsausschusses -
Vallendar. Derzeit werden die Einladungen zu den o.g. Sitzungen schriftlich versandt. Der hiermit verbundene Zeit-, Personal-, Material- und Portoaufwand ist erheblich und führt in der Praxis dazu, dass die Sitzungseinladungen mit allen zugehörigen Beschlussvorlagen und Anlagen die Rats- und Ausschussmitglieder erst eine
Woche vorher am frühen Diensttagnachmittag erreichen. Da aber die großen Ratsfraktionen traditionsgemäß noch am gleichen Abend ihre vorberatenden Sitzungen abhalten, ist die Vorbereitungszeit selbst für nicht mehr berufstätige Mitglieder zu kurz. Berufstätige Mitglieder können sich quasi gar nicht mehr auf eine Fraktionssitzung vorbereiten, weil sie erst wenn sie nach Feierabend nach Hause kommen erstmals Einsicht in die Sitzungsunterlagen nehmen können.
§ 34 Abs. 2 Gemeindeordnung (GemO) sieht ebenso wie § 2 Abs. 1 S. 1 der Geschäftsordnung (GO) der Stadt Vallendar alternativ zu der schriftlichen Einladung die Form der elektronischen Einladung vor, sofern das Ratsmitglied
zustimmt. Ferner verfügt die Verbandsgemeindeverwaltung bereits über eine Ratsinformationssoftware, die vielfältige Möglichkeiten elektronischer Kommunikation eröffnet und eine Einsichtnahme in Einladungen, Beschlussvorlagen nebst Anlagen und in Sitzungsniederschriften online ermöglicht.
Überprüfung der Einladungspraxis
Vor diesem Hintergrund beantragen wir eine Überpüfung der bisherigen Einladungspraxis durch die Verbandsgemeindeverwaltung unter Berücksichtigung folgender Aspekte:
1. Wie hoch sind die Kosten, die durch die Anschaffung von Tablet-Computern (iPad oder gleichwertig) für die Rats- und Ausschussmitglieder und deren Einweisung/Schulung entstehen? Hierbei ist zu berücksichtigen, dass es hierzu Rahmenverträge zwischen dem ISIM RLP und Apple geben soll.
2. Nach welcher Zeit werden sich die Anschaffungskosten unter Berücksichtigung der angestrebten Kosteneinsparungen durch entfallende Porto-, Druck- und Personalkosten amortisieren? Hierbei ist zu berücksichtigen, dass einige Rats- und Ausschussmitglieder auch dem Verbandsgemeinderat angehören. Zugleich setzen wir voraus, dass diese Tablet-Computer einen freien W-Lan-Zugang im VG-Rathaus und auch in der neuen Stadt- und Kongresshalle Vallendar erhalten. Deshalb sind auch die Kosten hierfür in die Gesamtbetrachtung einzubeziehen. Eine entsprechende Benutzungsordnung für die ordnungsgemäße Verwendung der im Eigentum der Stadt Vallendar verbleibenden Tablet-Computer wird ebenfalls vorausgesetzt. Die Verbandsgemeindeverwaltung wird gebeten, baldmöglichst die entsprechenden Entscheidungsgrundlagen für einen Umstieg in eine elektronische Einladungspraxis zu erarbeiten und auf dieser Basis den zuständigen Gremien des Stadtrates eine Beschlussvorlage zur weiteren Beratung vorzulegen.
Vorteile der elektronischen Zustellung
Begründung: Durch den Druck und Versand der Einladungen und Sitzungsunterlagen entstehen nicht nur erhebliche Kosten, sondern auch vermeidbare Zeitverluste bei deren Zustellung. Die Sitzungsunterlagen könnten bei elektronischer Zustellung mindestens einen Tag früher oder ggf. noch am vorangehenden Freitag (das wäre optimal und müsste zu schaffen sein) zugestellt werden.
Da die Technik in den letzten Jahren entsprechend vorangeschritten ist, ist aus Sicht der CDU-Faktion und der FDP im Stadtrat von Vallendar genau jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen, einen entsprechenden Umstieg in die elektronische Ratsarbeit zu prüfen und ggf. zu vollziehen.
Wir bitten um Aufnahme dieses Antrages in die Tagesordnung der
nächsten Stadtratssitzung.
Wolfgang Borreck
Vorsitzender CDU-Stadtratsfraktion
Gerhard Gareis
FDP im Stadtrat Vallendar
