Junge Start-ups sind sich oft nicht sicher, ob sie Bücher führen müssen oder nicht. Dabei ist diese Frage ganz klar im Handelsgesetz geregelt. Dort heißt es: „Jeder Kaufmann hat nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und kraft Gesetzes Bücher zu führen.“ Die entsprechenden Belege müssen die Unternehmen zehn Jahre aufheben.

Gerade junge und unerfahrene Unternehmer verstoßen häufig gegen dieses Gebot. Das kann zur Folge haben, dass das Finanzamt die steuerliche Schätzung vornimmt. Dabei kommt es sehr oft zu überhöhten Gewinnschätzungen, was dann zu entsprechend hohen Steuerzahlungen und Steuernachzahlungen führt, die teilweise für bis zu zehn Jahre rückwirkend zu zahlen sind. Gerade am Anfang sollten Unternehmer ein wenig mehr Zeit in das Thema Buchhaltung investieren und alles zeitnah erledigen, am besten monatlich. Das Finanzamt nimmt die Gewinnschätzungen als Grundlage für die Steuerschätzungen, die der junge Unternehmer am Anfang gegenüber dem Finanzamt gemacht hat. Durch unrealistisch hohe oder überhöhte Gewinnschätzungen kann es dann zu unerwartet hohen Forderungen für Einkommensteuervorauszahlungen kommen. Mit der Cloud-Lösung von Lexware für die Buchhaltung sparen Unternehmer Zeit und Nerven bei der Erstellung der Steuerunterlagen.

Die Schwierigkeiten bei der Lohnbuchhaltung liegen nicht in der konkreten Berechnung der Löhne oder Gehälter. Es geht dabei in erster Linie um die Pflichten, die damit verbunden sind, wie beispielsweise die rechtzeitige Meldung der zu zahlenden Beiträge an die Sozialversicherung oder die unverzügliche Anmeldung neuer Mitarbeiter. Verspätete Meldungen können hohe Strafzahlungen zur Folge haben. Die entsprechenden Formulare sind häufig schwer verständlich und undurchsichtig.
Auch schwerwiegende Fehler bei der Rechnungsstellung können zu Liquiditätsengpässen führen, wenn die Rechnung nicht die notwendigen Bestandteile enthält. Hier kommt es häufig dazu, dass der Rechnungsempfänger sich weigert zu bezahlen, obwohl der Unternehmer die Leistung ordnungsgemäß erbracht hat. Erst wenn die Rechnung korrekt erstellt ist, muss der Empfänger diese begleichen. Am meisten bereitet die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer Probleme. Mit einer entsprechenden Software lassen sich diese Probleme von Anfang an vermeiden.

Normalerweise unterliegen Unternehmen der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Durch die sogenannte Kleinunternehmerregelung, die in § 19 Umsatzsteuergesetz geregelt ist, müssen junge Unternehmer keine Umsatzsteuer erheben und unterliegen somit auch nicht dem Vorsteuerabzug bei eingehenden Rechnungen.

Für wen gilt diese Regelung?
Gründer sind dann als Kleinunternehmer nach steuerlichen Gesichtspunkten einzustufen, wenn sie Einzelunternehmer oder Freiberufler sind. Gesellschafter einer GbR oder einer UG (haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft), die im Jahr der Gründung maximal 17.500 Euro Gewinn erwirtschaften, dürfen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In den Folgejahren dürfen Kleinunternehmer einen Gesamtumsatz von 50.000 Euro nicht überschreiten. Alle Details zu dieser Regelung hat das Bundeswirtschaftsministerium in einem Beitrag veröffentlicht.
Wer ungewollt die Umsatzgrenze überschreitet und keine Umsatzsteuer erhoben hat, ist gesetzlich dazu verpflichtet, die entsprechende Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Wer dann für seine Leistungen 100 Euro berechnet hat, muss daraus 19 Prozent Umsatzsteuer abführen. Dadurch verbleiben nur noch 81 Euro.

Durch mangelhafte Buchhaltung kommt es bei jungen Unternehmen häufig zu fehlerhaften Preiskalkulationen für die eigene Leistung. Das kann sich auch für sehr ambitionierte Gründer als Problem herausstellen. Der Unternehmenserfolg kann sich selbst mit den innovativsten Produkten oder Dienstleistungen nicht einstellen, wenn der Preis falsch kalkuliert ist. Mithilfe einer präzisen Buchhaltung lassen sich die realen Kosten für die Herstellung eines Produktes ermitteln, die dann Grundlage für eine realistische Preiskalkulation sind.

Absolventen verschiedener Wirtschaftsstudiengänge trauen sich oft zu, eine Bilanz ohne Steuerberater zu erstellen, sofern sie dazu verpflichtet sind. Dabei kann es vor allem bei den Abschlussbuchungen zu fatalen Fehlern kommen, die Steuernachzahlungen auslösen können. Bewertungsfehler, weil Fertig- und Halbfertigerzeugnisse zu niedrig bewertet sind, können zu einem erhöhten Gewinn und damit zu höheren Steuerzahlungen führen. Genauso kann eine falsch angesetzte Abschreibung für Anschaffungen, beispielsweise weil die Lebensdauer zu niedrig angesetzt ist, einen höheren Gewinn und damit ebenfalls höhere Steuern zur Folge haben. Auch eine ungenaue Inventur oder wertmäßig zu niedrig angesetzte Lagerbestände können bei einer nachträglichen Aufwertung den Gewinn erhöhen. Dies erhöht ebenfalls die Steuerlast.

Fehler sind ganz offensichtlich schnell gemacht. Diese Fehler können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Das gilt vor allem gegenüber den Sozialversicherungen und dem Finanzamt. Für diese Fehler gibt es keine Entschuldigung, das heißt, dass die Behörden junge Unternehmen genauso behandeln wie erfahrene Unternehmer, mit der Folge, dass hohe Strafzahlungen, Säumniszuschläge, Bußgelder oder Steuernachzahlungen fällig werden können. Dadurch können Unternehmen ungewollt in die Zahlungsunfähigkeit rutschen. Ist dann die Buchhaltung nicht auf dem neusten Stand, kann sogar noch der Vorwurf der Insolvenzverschleppung aufkommen, was strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsleitung nach sich ziehen kann.

Bei unternehmerischen Fragen ist der Steuerberater eine zentrale Figur als Berater und als Vertrauensperson. Viele der zuvor genannten Fehler lassen sich durch das Zusammenspiel von Steuerberater und zuverlässiger Buchhaltungs- und Steuersoftware vermeiden. Folgende Fehler kommen sehr häufig vor:

• Fristversäumnis bei der Umsatzsteuervoranmeldung

Wer nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss bis spätestens 10. des Monats oder des Quartals die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Kommt es hier immer wieder zu Fristversäumnissen, gibt es Probleme mit dem Finanzamt und Versäumniszuschläge sind zu bezahlen. Speziell für die Umsatzsteuervoranmeldung stellt das Bundesfinanzministerium Vordrucke zum Download zur Verfügung.

• Zu jeder Buchung muss es einen Beleg geben

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Dabei muss der Beleg auch korrekt ausgestellt sein. Das gilt für eingehende und ausgehende Belege.

• Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung und Bewirtungsbelege sind fehleranfällig. Die Originalbelege sind zu prüfen, buchen, scannen und archivieren. Dabei müssen sie über die gesamte Zeit leserlich bleiben. Wichtig ist, dass Brutto- und Nettobetrag getrennt ausgewiesen sind.

Stress, Unachtsamkeit, nachlässige Buchungen und Sorglosigkeit können schnell zu Buchhaltungsfehlern führen. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, kann dies unangenehme Folgen haben. Mit den richtigen „Helfern“ an der Seite, kommt es zu weniger Fehlern und es bleibt Zeit für die schönen Dinge des Geschäftsalltags.