Koblenz. Der Chorverband Rheinland-Pfalz e.V. unter Leitung von Präsident Karl Wolff hatte die Delegierten aus den Vorständen der 26 angeschlossenen Kreis-Chorverbände und Sängerkreise zur Arbeitstagung (Gesamtausschuss-Sitzung) ins Haus Horchheimer Höhe in Koblenz eingeladen. Nach einem Empfang im Foyer der Tagungsstätte begrüßte der Polizeichor Koblenz unter Chorleitung von Chordirektor Wilfried Schäfer mit frischem Chorgesang in der Tagungsstätte die Teilnehmer. Präsident Wolff eröffnete anschließend die Tagung. Nach Feststellung der stimmberechtigten Delegierten und der Beschlussfähigkeit durch Vizepräsident Peter Balmes erfolgten Informationen aus dem Chorverband von Präsident Karl Wolff, Vize Peter Balmes und Verbandschorleiter Chordirektor im FDB, Michael Rinscheid. Drei Workshops luden mit spannenden Themen, viel Diskussionsstoff und Fragestellungen die Tagungsteilnehmer ein, von den jeweiligen Leitern der Workshops vielfältige Informationen und Anregungen für ihre Arbeit in die Vorstände der Kreis-Chorverbände und Sängerkreise und in die Chöre mitzunehmen.

Effektive Öffentlichkeitsarbeit

Referent Tom Moog widmete sich in Workshop 1 dem Thema „Öffentlichkeitsarbeit: Wie gut verkauft sich der Chorverband RLP mit den angeschlossenen Kreis-Chorverbänden“. Die Teilnehmer entwickelten eine Strategie, mit dem Ziel, die Öffentlichkeitsarbeit und damit die Außendarstellung und die Werbewirksamkeit im Chorwesen zu steigern. Hauptinstrumente der entwickelten Strategie zum Erreichen der Ziele sind PR/Öffentlichkeitsarbeit. Zum Abschluss dieses Workshops wurde in einer operationalen Phase von den Teilnehmern ein Maßnahmenkatalog für die Verbesserung der PR/Öffentlichkeitsarbeit und die Vermarktung des Chorgesanges im Wirkungsbereich des Chorverbandes RLP erstellt, der z.B. Internetauftritt, Fernsehen, Rundfunk, Flyer, Button, Erstellung einer professionellen Pressemappe, Schulung der Kommunikation für Vorstandsmitglieder, Einrichtung einer Sängerbörse und viele weitere Maßnahmen beinhaltete.

Fettnäpfchen bei der Vorstandsarbeit

Der Workshop 2, geleitet von Friedemann Schwarzmeier, befasste sich mit dem Thema: „Juristische Fettnäpfchen bei der Vorstandsarbeit“. Satzung, Geschäftsordnung, Fristen, Kommunikation, Wahlen, Datenschutz und Registergericht, allesamt Themen von hoher Bedeutung für die Vorstandsarbeit in Vereinen wurden hierbei beleuchtet und diskutiert. Häufige Defizite in Vereinsvorständen sind ungenaue Kenntnis der Satzungsinhalte, falsche Anwendung der Satzungsbestimmungen in Unkenntnis sowie Versäumnisse der Mitteilungen von Satzungsänderungen an das Registergericht. Eine vollständige satzungskonforme Geschäftsordnung sollte daher in den Vorständen als Handwerkszeug die Vorstandsarbeit unterstützen. Häufige Fehler finden sich in der Vorstandsarbeit immer wieder in der Versäumnis von Fristen bei Einladungen, Zahlungen, Anträgen oder auch notwendiger Einträge beim Registergericht. Schwarzmeier stellte auch die Relevanz der Kommunikation und deren richtige Anwendung in Vereinen heraus. Schwarzmeier rundete den Workshop mit Informationen zum Registergericht ab und ging hierbei auf Risiken und Haftungsfragen beim nicht eingetragenen Verein und auch auf Fragen zu notwendigen Meldungen und Mitteilungen über Änderungen durch die Vorstände an das Registergericht, ein. Die Besucher dieses Workshops waren begeistert über die vielfältig vermittelten wertvollen Informationen.

Defizite im Serviceangebot erörtert

Im Workshop 3 „Der Serviceanbieter Chorverband - was erwarten die Mitglieder vom Verband?“ waren die Teilnehmer vom Referenten Reinhold Reinhard aufgefordert, zusammen zu tragen, wo Defizite im Serviceangebot des Chorverbandes liegen. Aus den Reihen der Teilnehmer folgten Anregungen für die baldige Herausgabe eines neuen aktuellen Handbuches als Leitfaden für die Vorstandsarbeit. Insbesondere für neue Vorstandsmitglieder in Chören und Kreis-Chorverbänden fehlen Informationen zu Ansprechpartner im Chorverband RLP mit Angabe der Aufgabenfelder und Zuständigkeiten, bemängelten die Besucher dieses Workshops. Hierzu gehören auch transparentere, verständlichere Mitteilungen über GEMA und Versicherung mit vielen Beispielen von Veranstaltungen und Leistungsumfang. Die Präsidiumsmitglieder Wolff und Balmes konnten als Fazit aus diesem Workshop notwendige Verbesserungen in Mitteilungen für die Basis erkennen und nahmen auch mit, dass hinsichtlich der Förderrichtlinien Nachhilfe notwendig wird.

Nach Beendigung der Workshops versammelten sich die Teilnehmer wieder im Auditorium und trugen ihre Erkenntnisse, Ergebnisse und Anregungen aus den Workshops in der Zusammenfassung vor. Das Präsidium des Chorverbandes RLP und der Gesamtvorstand werden sich mit den Ergebnissen auseinandersetzen und einzelne Vorschläge nach Überprüfung der Machbarkeit zeitnah umsetzen. Allen Besuchern der drei Workshops waren die Themen von hohem Nutzen und sie wünschten sich vom Chorverband RLP baldmöglichst erneut Workshops mit solchen wertvollen Informationen, Tipps und Ratschlägen.