VG Montabaur. Das Pilotprojekt für digitale Prozessoptimierung in öffentlichen Verwaltungen geht voran: Vier Verbandsgemeinden – Diez, Kaisersesch, Montabaur und Weißenthurm – arbeiten aktuell gemeinschaftlich daran, ein interkommunales Prozessmanagement zu entwickeln. Diese Grundlagenarbeit soll später als Muster für alle Kommunen in ganz Rheinland-Pfalz dienen. Das Land fördert die interkommunale Zusammenarbeit der vier Kommunen mit 370.000 Euro.

Die Verbandsgemeinden (VG) Diez, Montabaur, Kaisersesch und Weißenthurm bauen zurzeit in einem gemeinschaftlichen Pilotprojekt ein Prozessregister für nahezu sämtliche ihrer angebotenen Dienstleistungen auf. So schaffen die vier Verwaltungen die Grundlage zur systematischen Erfassung ihrer zahlreichen Vorgänge und der genauen Verfahrensweisen, die zukünftig auch anderen Kommunen in Rheinland-Pfalz als Musterabläufe dienen können und sollen.

„Die Digitalisierung stellt uns nicht nur vor Herausforderungen, sondern eröffnet uns zugleich einzigartige Möglichkeiten, unsere Arbeitsprozesse effizienter, moderner und näher an den Bedürfnissen der Bürger ausgerichtet zu gestalten“, so Klaus Manns, der Digitalisierungsmanager der Verbandsgemeinde Montabaur. „Dieses Projekt ist das erste seiner Art in Rheinland-Pfalz und hat das Ziel, Blaupausen für die Anwendung bei anderen Kommunen zu entwickeln – so können und wollen wir zu Vorreitern in der Modernisierung und Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung werden,“ ergänzt Louis Klöckner, Beauftragter für das Prozessmanagement in der Verbandsgemeindeverwaltung.

Zentrales Ziel des Gemeinschaftsprojekts der vier Kommunen ist die systematische Analyse, Optimierung und Digitalisierung unterschiedlichster Arbeitsabläufe. Dadurch werden nicht nur interne Vorgänge effizienter gestaltet, sondern auch die Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger spürbar verbessert – sei es für die Beantragung eines Personalausweises, die Wohnsitz-Ummeldung oder die Bestellung von Brennholz. Die genaue Dokumentation aller einzelnen Abläufe und somit der Wissenserhalt „so funktioniert´s“ ist zugleich eine große Chance, dem Fachkräftemangel sowie dem demografischen Wandel im öffentlichen Dienst effektiv zu begegnen. „Denn auch in der Verwaltung werden in den kommenden Jahren sehr viele Wissensträger in Rente gehen“, führt Klaus Manns weiter aus.

Rund 1.500 unterschiedliche Prozesse gilt es nun zu erfassen, zu dokumentieren, dann nach modernen Standards organisatorisch zu optimieren, um schließlich technisch digitalisiert zu werden. Am Ende wird so ein Muster-Katalog für den Ablauf nahezu aller Dienstleistungen rheinland-pfälzischer Verbandsgemeindeverwaltungen entstehen.

Die große Menge an Einzelprozessen erfordert allerdings erhebliche Ressourcen, finanziell wie personell. Es war für die vier Verbandsgemeinden daher naheliegend, sich dieser Aufgabe im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit gemeinschaftlich zu stellen und den dafür nötigen Aufwand zu teilen. Jede Verwaltung profitiert dabei von den Erfahrungswerten der anderen. „Unsere interkommunale Zusammenarbeit mit den drei weiteren Verbandsgemeinden ist ein wichtiger Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Wir stellen einen regelmäßigen gegenseitigen Austausch sicher und ich freue mich, dass wir unsere Ressourcen auf diese Weise optimal bündeln können“, betont Ulrich Richter-Hopprich, Bürgermeister der Verbandsgemeinde Montabaur.

Bereits im Dezember 2024 hatte das rheinland-pfälzische Innenministerium einen Förderbescheid für diese interkommunale Zusammenarbeit überreicht: mit einer Fördersumme von 370.000 Euro unterstützt das Land den innovativen Ansatz der vier Kommunen. Anfang des Jahres 2025 fand im Diezer Grafenschloss der Kick-Off-Workshop statt, bei dem Vertreterinnen und Vertreter der vier kooperierenden Verbandsgemeinden zusammenkamen, um die ersten Konzepte und deren Priorisierung festzulegen. In den kommenden Monaten werden die Arbeitsgruppen konkrete Maßnahmen zur Umsetzung ausarbeiten.

Pressemitteilung

Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur