Erfolg ist meist das Ergebnis von Ordnung und Sorgfalt. Ein vernünftiges Geschäftsmodell bildet dabei die Grundlage. Kein Unternehmen entwickelt sich positiv, wenn der Chef alles „Pi mal Daumen“ kalkuliert. Dazu gehört auch eine vernünftige Liquiditätsplanung. Die wird in vielen Unternehmen stark vernachlässigt, was schwerwiegende Folgen bis hin zur Unternehmensinsolvenz haben kann. Zu einer vernünftigen Liquiditätsplanung gehört es beispielsweise, Geldein- und -ausgänge vorausschauend zu planen. Dabei können kleine Hilfsmittel, wie eine Excel-Tabelle, sehr hilfreich sein. Mit den nachfolgenden Tipps lassen sich Liquiditätsengpässe vermeiden.

Problem 1: Kalkulation nach Bauchgefühl
Erfahrene Handwerker haben zwar tatsächlich ein sehr gutes Gefühl für die Preise und liegen häufig richtig. Darauf verlassen sollten sich Unternehmer aber nicht. Bei größeren Projekten empfiehlt es sich, immer eine ausführliche und detaillierte Kalkulation vorzunehmen. Genau aufzumessen und mit diesen Zahlen genau zu kalkulieren hilft, die Materialkosten und die notwendige Stundenzahl genau zu berechnen. Mehr Informationen zu Aufmaß und Abrechnung von Bauleistungen hat die Bauleiterplattform. Dort gibt es auch eine Übersicht über die verschiedenen Vertragstypen bei Bauverträgen. Während der Durchführung der Arbeiten ist es wichtig, die Arbeitszeiten aller genau zu dokumentieren. So ist im Nachhinein alles sehr gut nachvollziehbar. Bei der Erstellung der Rechnung ist zu prüfen, ob auch wirklich alle Einzelposten enthalten sind.

Problem 2: Die Vorleistung
Handwerker, die oft in Vorleistung treten, kommen leichter in Liquiditätsprobleme. Dabei sollten Unternehmer sich nicht scheuen und dem Kunden signalisieren, dass die Arbeit hochwertig ist und, dass entsprechende Vorauszahlungen notwendig sind, um das Material vorab bezahlen zu können. Insbesondere bei größeren Aufträgen ist es sinnvoll, dass der Kunde das Material vorab bezahlt. Im Gegenzug können Handwerker dann beispielsweise einen Mengenrabatt beim Lieferanten erhalten und an den Kunden weitergeben.

Bei großen Projekten gehen Handwerksbetriebe auch mit ihrer Arbeitszeit in Vorleistung. Dabei kommt es häufig vor, dass insbesondere große Projekte sich über den geplanten Fertigstellungstermin hinaus verzögern. Wer dann vereinbart hat, dass die Gesamtrechnung am Schluss fällig ist, kommt sehr schnell in Zahlungsschwierigkeiten. Denn natürlich können die Lohnzahlungen an die Mitarbeiter nicht warten. In diesen Fällen ist es besonders sinnvoll, Abschlagszahlungen schon im Vertrag zu vereinbaren. Dann können eine oder mehrere Abschlagsrechnungen sinnvoll sein. Bei der Erstellung von Abschlagsrechnungen ist die Software von Lexoffice sehr hilfreich. Dann stehen am Ende alle Pflichtangaben auf der Rechnung und sie finden Berücksichtigung bei der Schlussrechnung.

Problem 3: Auf der Baustelle fehlen Materialien
Auf Baustellen kommt es sehr häufig vor, dass bestimmte Materialien oder Werkzeuge fehlen. Mitarbeiter müssen die Baustelle verlassen, um im Baumarkt oder im Lager das entsprechende Produkt zu holen. Damit verlieren sie wertvolle Zeit, die Arbeit verzögert sich und es kostet zusätzlich Geld. Hier hilft es, einen Plan zu erstellen, der alle Werkzeuge und Materialien enthält, die ständig in den Firmenfahrzeugen vorrätig sein müssen. Am Ende jedes Arbeitstages sollte ein Materialcheck Pflicht sein. Wenn die Mitarbeiter regelmäßig dokumentieren, welche Standardmaterialien verbraucht wurden, ist es leichter, Firmenfahrzeug und Lager entsprechend aufzufüllen. Materialien, die nicht immer in Gebrauch sind, sollten nicht ständig im Fahrzeug verbleiben.

Problem 4: Die Absicherung
Insbesondere bei Neukunden ist es oft schwierig, das Risiko für einen Zahlungsausfall einzuschätzen. Ab einer festgelegten Größenordnung sollten Handwerker in Erwägung ziehen, eine Bonitätsprüfung durchzuführen. Bei der Schufa können Unternehmenskunden gegen Entgelt eine Bonitätsauskunft über ihre Kunden einholen. Ist das Auftragsvolumen größer, ist es sinnvoll, Abschlags- oder Teilrechnungen an den Kunden zu stellen. Wie hoch die jeweiligen Zahlungen sein müssen, damit das Unternehmen liquide bleibt, ist in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich. Dabei ist es wichtig, einmal festgelegte Grenzen und Maßnahmen anschließend auch konsequent einzuhalten.

Problem 5: Zu späte Rechnungsstellung
Insbesondere kleinere Unternehmen nehmen sich häufig nicht die Zeit, Rechnungen direkt zu stellen. Dies geht im Tagesgeschäft unter, weil tausend andere Dinge wichtiger sind. Steht jedoch das Geld aus abgeschlossenen Arbeiten nicht zur Verfügung, kann das sehr leicht Auswirkungen auf die Liquidität haben. Daher sollten Rechnungen – auch Teil- und Abschlagsrechnungen – zügig gestellt werden, das heißt, unmittelbar nach Leistungserbringung oder zum vereinbarten Termin. Dabei kann eine kurze Fälligkeit die Liquidität noch zusätzlich verbessern. Um eine ordentliche Rechnung stellen zu können, ist eine sorgfältige Dokumentation erforderlich. Dazu sind Stunden- oder Materialzettel und Ähnliches sorgfältig zu erstellen und aufzubewahren. Damit wird es auch insgesamt leichter, die entsprechenden Rechnungen zu schreiben. Bei diesem Problem kann eine gute Buchhaltungssoftware helfen, wie hier im Ratgeber unter die Lupe genommen. Damit lassen sich nicht nur Rechnungen pünktlich erstellen. Auch Stundenlisten, Materiallisten oder andere Angaben zu den einzelnen Aufträgen lassen sich hier leicht verwalten und am Ende einfach zu den verschiedenen Kunden zuordnen. So werden Rechnungsstellung und Buchhaltung zum Kinderspiel.

Problem 6: Preisnachlässe können zur finanziellen Belastung werden

Um überhaupt den Auftrag zu bekommen, neigen viele Handwerksbetriebe dazu, Preisnachlässe zu gewähren. Das kann sich im Nachhinein als Fehler erweisen, und zwar dann, wenn der Preisnachlass eine höhere finanzielle Belastung darstellt als angenommen. Daher sollten Unternehmer immer genau überlegen, ob sie den Nachlass tatsächlich gewähren können. Schon ein kleiner Nachlass kann einen Auftrag in die roten Zahlen lenken. Für Unternehmen ist es besser, mit Qualität zu überzeugen und nicht mit Nachlässen. Stimmt die Qualität und das Unternehmen kann dies dem Kunden kommunizieren, ist in den meisten Fällen kein Nachlass notwendig. Der positive Nebeneffekt dabei ist, dass Kunden eine gute Arbeit gerne weiterempfehlen. Die Weiterempfehlung ist bei der Neukundengewinnung das Beste, was einem Unternehmen passieren kann.

Problem 7: Die Leistungserbringung verzögert sich
Dass sich die Leistungserbringung verzögert, kann mehrere Ursachen haben. Manchmal will der Kunde mehr Leistung als ursprünglich vereinbart. Dann sollte das Unternehmen den Kunden umgehend darüber informieren. Das kommt beispielsweise bei unvorhersehbaren Änderungen vor. Ist der Kunde frühzeitig informiert, dass Mehrkosten entstehen, kann er selbst entscheiden, ob er diesen Mehraufwand beauftragen möchte. Dann ist auch gewährleistet, dass er die Mehrkosten am Ende anerkennt. Auch der Mehraufwand ist sehr gut geeignet, ihn in Abschlagszahlungen abzurechnen.