Kreis MYK. Um im Zuge der Digitalisierung von Geschäftsprozessen schneller und effizienter ans Ziel zu gelangen, beschreitet die Koordinierungsstelle Digitalisierung (KoDig) in der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz neue Wege.

Mithilfe von „Agilem Projektmanagement“ wird künftig die Umsetzung von Onlineprozessen und die Einführung elektronischer Akten in den Fachbereichen angegangen. Zu diesem Thema fand jüngst eine Kick-Off-Veranstaltung im Pilotbereich „Unterhaltsvorschuss“ im Kreishaus statt.

„Unser Ziel ist es, im Frühjahr 2021 den Geschäftsprozess von der Beantragung bis zur Bewilligung komplett digital abzubilden“, läutert Nina Baierl von der KoDig. „Sieben Monaten lang werden wir von einem externen Berater unterstützt, der unser Team im Agilen Projektmanagement anleitet, sodass wir in den nächsten Digitalisierungsprojekten das Erlernte umsetzen können.“ Matthias Bock-Greiss von der Firma enagile schult und begleitet seit Jahren Teams in der neuen Arbeitsweise. „Im Agilen Projektmanagement haben wir einen komplett anderen Ansatz als beim klassischen Projektmanagement“, berichtet Mathhias Bock-Greiss. „Wir gehen weg von langfristiger Planung in starren Strukturen hin zu kurzen Planungsphasen mit zweiwöchigen Sprints. Mit der neuen Methode ist es möglich, schnell zu reagieren und realistisch zu planen. Immer wieder gibt es sichtbare Zwischenergebnisse, die bei den regelmäßigen Treffen des Projektteams alle zwei Wochen besprochen werden. Dann geht es schon an das Planen für die nächsten zwei Wochen. Tägliche kurze Rücksprachen stehen bei jedem Projektmitglied morgens auf der Agenda.“

Das Projektteam besteht in diesem Fall aus zwei Mitarbeitern der Koordinierungsstelle Digitalisierung, die mit ihrem digitalen Know-how das Projekt inhaltlich vorantreiben. Ein sogenannter Scrummaster kümmert sich um die organisatorischen Bedingungen und coacht das Team methodisch.

Zwei Sachbearbeiterinnen aus dem Bereich Unterhaltsvorschuss und der zuständige Fachadministrator des Fachverfahrens gehören ebenfalls zum Kernteam. Sie liefern das Fachwissen aus ihrem Arbeitsumfeld. Entsprechend des Projektfortschritts werden Kollegen aus anderen Bereichen, wie Informationstechnik, Organisation und Datenschutz sowie externe Dienstleister punktuell hinzugezogen.

Büroleiterin Petra Kretzschmann freut sich über die neue Herangehensweise: „Eine zukunftsorientierte Verwaltung muss digitale Angebote für Bürger und digitale Arbeitsweisen für Mitarbeiter ausbauen. Auch der Weg dorthin sollte effizient sein und die Mitarbeiter der Fachbereiche mit ihrem Wissen und Wünschen mitnehmen. Ich bin mir sicher, dass wir das in den nächsten Jahren schaffen und viele Digitalisierungsprojekte innerhalb unserer Verwaltung mit dem Agilen Projektmanagement erfolgreich umsetzen können.“

Für das Projektteam beginnt nun nicht nur die Arbeit, sondern eine spannende Zeit mit vielen neuen Erfahrungen. Weitere Infos: Die Koordinierungsstelle Digitalisierung der Kreisverwaltung ist erreichbar unter Tel. 0261/108-522 oder per Mail an kodig@kvmyk.de

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Kreisverwaltung MYK