Lahnstein. Wandern, Wohlfühlen, Welterbe (WWW): Unter diesem Motto präsentiert sich die Stadt Lahnstein ihren Gästen.

Idyllisch inmitten des Welterbes „Oberes Mittelrheintal“ gelegen und zugleich auch am Welterbe „Limes“ beteiligt, liegt das Städtchen mit rund 18.000 Einwohnern an den Wassern von Rhein und Lahn im Norden von Rheinland-Pfalz.

23 Stunden Beratung, rund 3500 Seiten Papier, so resümierte Oberbürgermeister Peter Labonte das Arbeitspensum der 32 Lahnsteiner Ratsmitglieder im Jahr 2014.

Doch diese Zahlen stellen nur die Spitze des Eisbergs dar. Bevor eine Ratssitzung eröffnet wird, müssen die Sitzungsunterlagen von der Verwaltung erstellt, von der Verwaltungsspitze genehmigt, vervielfältigt und verteilt werden. Neben Kosten für Druck und Papier fallen Portokosten an, das Sortieren und Legen der Unterlagen bindet erhebliche personelle Ressourcen.

Doch auch die Mandatsträger werden durch dieses Prozedere massiv belastet. Die Unterlagen kommen per Post - im ungünstigsten Fall gehen hier schon auf dem Versandweg drei wertvolle Tage zum Studium der Unterlagen verloren - und müssen vor der Sitzung sorgfältig durchgearbeitet werden. Stehen Haushaltsberatungen an, können bis zu 1000 Seiten Material auf die ehrenamtlichen Ratsmitglieder warten.

Doch auch nach der Sitzung müssen die Unterlagen archiviert und sorgfältig verwahrt werden. Rat und Verwaltung leiden letztlich unter der Papierflut.

Eine sitzungsübergreifende Recherche in den Papierunterlagen ist während der Sitzungen praktisch unmöglich. Anfragen und Zusammenhänge können dementsprechend oft erst in einer späteren Sitzung geklärt werden.

„Gerade für die langjährig ehrenamtlich tätigen Ratskollegen wird die Aufbewahrung der Sitzungsunterlagen mehr und mehr zum logistischen Problem. Meterweise Aktenordner verschlingen Platz, die Suche nach bestimmten Themen im Papierwust ist sehr mühsam“, weiß Oberbürgermeister Labonte.

Angesichts der zunehmenden Verbreitung von technischen Lösungen wie Smartphones und Tablets wurde der Ruf nach einer elektronischen Lösung in Politik und Verwaltung laut. Verwaltungsintern wird der Sitzungsdienst für die städtischen Gremien seit 2004 durch das Ratsinformationssystem „Session“ aus dem Haus der Salzwedler Somacos GmbH & Co. KG abgedeckt. Die internen Arbeitsabläufe und Mitzeichnungsverfahren werden hierbei eins zu eins abgebildet. Aufgrund der verteilten Standorte der Stadtverwaltung jenseits und diesseits der Lahn konnten schon hier Synergieeffekte gewonnen werden.

Ergänzt wird das interne Sitzungsmanagement durch das Rats- und Bürgerinformationssystem „SessionNet“, das Mandatsträgern und Bürgern seit 2006 zuverlässig Informationen aus dem Sitzungsmanagement bereitstellt.

So lag es nahe, die bereits bestehenden und bewährten organisatorischen Grundlagen zu nutzen und über eine Bereitstellung der Sitzungsunterlagen auf elektronischem Weg nachzudenken.

Daher beauftragten die Gremien die Verwaltung mit einer umfassenden Analyse der Kosten und Prozesse zur Machbarkeit der digitalen Ratsarbeit. Schnell zeigte sich, dass die Kosten der elektronischen Variante trotz hoher Anfangsinvestitionen für die verwendeten Tablets nicht höher waren als die Kosten des bisherigen Verfahrens auf Papierbasis und eine deutliche organisatorische Straffung der Prozesse zu erwarten war.

Der Rat beschloss aufgrund der erfolgten Kosten-Nutzen-Analyse einen dreimonatigen Pilotbetrieb mit insgesamt 14 Teilnehmern aus Gremien und Verwaltung.

Zur Anwendung kam eine Lösung auf Basis des Tablets „Apple iPad“ mit der App „Mandatos“ aus dem Hause Somacos.

Die dreimonatige Testphase war - auch aufgrund einer hervorragenden Unterstützung der Verwaltung durch die ehrenamtlichen Mitglieder der Arbeitsgruppe - ein voller Erfolg. So konnte die letzte Stadtratssitzung innerhalb der Testphase für die Mitglieder der Arbeitsgruppe bereits vollständig papierlos übertragen werden. Zahllose Ideen, Anregungen und organisatorische Verbesserungsvorschläge wurden erarbeitet.

Die Machbarkeit einer Einführung des digitalen Projekts konnte vollständig nachgewiesen werden. Das einhellige Votum an den Rat lautete somit „Einführung der digitalen Ratsarbeit“.

Aufgrund der Empfehlungen der Arbeitsgruppe wurde einstimmig beschlossen, die digitale Ratsarbeit ab September 2015 einzuführen mit dem Ziel, ab Januar 2016 auf die Übermittlung der Sitzungsunterlagen in Papierform an die Ratsmitglieder vollständig zu verzichten.

Die Entscheidung fiel zugunstender technischen Plattform „Apple iPad“. Erfreulicherweise entschlossen sich alle 32 Ratsmitglieder, an der digitalen Ratsarbeit teilzunehmen.

Auf eine Verwendung privater Endgeräte wurde aus Datenschutzgründen und organisatorischen Gründen verzichtet.

Besondere Aufmerksamkeit wurde auf die organisatorischen Vorbereitungen gelegt.

Bedingt durch die Erweiterung eines bestehenden und eingeführten Ratsinformationssystems waren die erforderlichen Arbeitsprozesse bereits definiert und konnten weiter verwendet werden.

Das Augenmerk richtete sich daher im Besonderen auch auf die Schulung der Anwenderinnen und Anwender der Verwaltung, die durch die korrekte Abarbeitung der erforderlichen Aufgaben die Bereitstellung der Unterlagen vom ersten Entwurf bis zum fertigen Dokument in elektronischer Form gewährleisten.

Die bisherigen Erfahrungen in Rat und Gremien lassen eine positive Entwicklung des Projekts erwarten.

Sicherlich werden noch einige Feinjustierungen der Abläufe erforderlich werden.

Dennoch ist bereits jetzt abzusehen, dass sich die Stadt Lahnstein für ein zukunftsorientiertes Projekt entschieden hat, das die Abläufe für alle Beteiligten verbessert und der Papierflut entgegenwirkt.

Pressemitteilung

der Stadt Lahnstein