Verwaltung setzt auf modernes Dokumentenmanagement

Elektronisches Rechnungswesen erleichtert die Arbeit

15.02.2018 - 15:26

Neuwied. Wer als Privatperson etwas bestellt, erhält heutzutage oft genug seine Rechnung lediglich per E-Mail. Das elektronische Rechnungswesen hat nun auch Einzug bei der Stadtverwaltung Neuwied gehalten. Und das deutlich früher als es der Gesetzgeber vorschreibt. Optimierte Arbeitsabläufe oder neudeutsch „Workflow“ - darum geht es längst nicht mehr nur in der Wirtschaft, sondern auch in modernen Verwaltungen. In der Neuwieder Stadtverwaltung werden seit Anfang des Jahres eingehende Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet. Das müssen in Zukunft zwar alle Verwaltungen, doch die Neuwieder haben sich deutlich vor der Frist, die das Land vorgegeben hat, dazu entschieden. Vor allem, um frühzeitig Erfahrungen zu sammeln, wie Nathalie Schneider vom Fachbereich Organisation meint. Sie hatte die Leitung einer Projektgruppe inne, zu der Vertreter aus den Bereichen EDV, Stadtkämmerei, Organisation und Rechnungsprüfungsamt gehörten. Dieses Team begann im Herbst mit den Vorbereitungen und führte Ende 2017 flächendeckende Tests ein; der „Echtbetrieb“ läuft seit Kurzem. „Für ein Projekt dieser Größenordnung ein durchaus enges Zeitfenster“, kommentiert Gerhard Wingender, Leiter der EDV-Abteilung. Das neue System, der „elektronische Rechnungsworkflow“, bringt viele Vorteile: „Was entfällt, ist das zeitraubende Freigeben von Rechnungen per Umlaufmappe und Excel-Listen“, berichtet Schneider. Stattdessen sammelt künftig die Poststelle alle eingehenden Rechnungen und leitet sie weiter an die zentrale Buchhaltung. Die Sachbearbeiter scannen die Rechnungen, erfassen Rechnungsnummer, Belegdaten und Absender, dessen Bankdaten wiederum automatisch eingelesen werden, kontieren soweit wie möglich vor und senden die Rechnung dann per Mail zur definitiven Überprüfung und Bearbeitung an die Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung. Hat der Mitarbeiter deren sachliche und rechnerische Sicherheit bestätigt – dies geschieht durch das Setzen eines entsprechenden Häkchens -, leitet er die Rechnung zurück in die Buchhaltung, von wo aus sie nach erneuter Prüfung an den „Anordnungsbefugten“ der Abteilung geht. Der schließt den Vorgang ab und übergibt die Rechnung an das Finanzsystem. „Das elektronische Weiterleiten und Freizeichnen der Rechnungen sorgen für Zeitersparnis und bessere Übersichtlichkeit“, unterstreicht Schneider. Und es kommt noch mehr hinzu: Großlieferanten sind inzwischen dazu übergegangen, für das Versenden von Papierrechnungen eine Gebühr zu verlangen. Diese Kosten kann die Verwaltung nun schon mal sparen. Laut Wingender sollen Lieferanten zum elektronischen Rechnungsversand animiert werden. „So können wir dazu beitragen, dass deren Kosten sinken“, unterstreicht EDV-Abteilungsleiter Wingender. Auch der nächste Schritt ist schon geplant - und der betrifft die elektronische Ausgangsrechnung.

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Gabriele Friedrich:
@Frau Nachtsheim. **Bad Ems !!! Ob nun eine Abfahrt gesperrt wird oder nicht, entscheidet die Polizei. Sie wissen ja gar nicht, ob die frei gehalten wurde- um eventuell größere Fahrzeuge dort zu verbringen oder sonst etwas. Dann haben Sie einen Umweg fahren müssen. Na und ? Es gibt weitaus schlimmere...
Dagmar Nachtsheim:
Man hätte aber die Abfahrt bad ems frei lassen können, so eine lange Absperrung war unnötig...
Gabriele Friedrich:
Die SUV's sind grundsätzlich zur Pest geworden und gehören nicht in Städte. Es besteht kein Grund, ein solches Fahrzeug hier zu fahren. Dennoch- ein Gefahrentransport muss auch eine Notbremsung aushalten. Die Behälter? waren nicht genügend gesichert. Ich hoffe, das wird ermittelt und die Transportfirma...
Gabriele Friedrich:
[ Zitat] Der verlängerte Teil-Lockdown in Deutschland wird nach Auffassung der „Wirtschaftsweisen“ Veronika Grimm kaum gravierende Auswirkungen auf die Wirtschaftskraft in der Bundesrepublik haben. Die hauptsächlich betroffenen Branchen wie Gastronomie, die Kulturszene oder die Verkehrsbranche hätten...
Gabriele Friedrich:
[ Zitat ] Mit Spannung schaut Deutschland auf das Rennen um den CDU-Vorsitz. Denn im Normalfall tritt der neue Vorsitzende auch als Kanzlerkandidat an. [ Zitat Ende ] Wir haben aber nicht den "Normalfall". Frau Merkel hat sich immer wieder selbst erneuert und solange sie nicht öffentlich vom Amt...
juergen mueller:
Ich bin kein Freund von Herrn Bosbach,da er mit seiner Krankheit meines Erachtens zu sehr hausieren geht,zu jedem Topf den passenden Deckel findet,seine eigene Person für zu wichtig erachtet. In einem muss ich ihm jedoch recht geben - eine Schließung der Gastronomie war/ist ein Fehler,da auf deren...
Gabriele Friedrich:
Das sind erwachsene, junge Menschen und sie haben für ihre Taten gerade zu stehen. Das muss wieder in die Köpfe der Menschen und vor allem in den Kopf der Justiz. Was nutzt eine 1A Polizei, wenn die Richter nicht durchgreifen und in solchen Fällen dann Sozialhilfestunden oder sonstigen Kappes verordnen?...
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